Jaringan Komunikasi Formal

Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah keatas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi yaitu :

1.      Komunikasi Kebawah ( Downward Communication )

Komunikasi kebawah menunjukan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi kebawah digunakan untuk menyampaikan pesan pesan yang biasanya berkenaan dengan tugas tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. 

a.       Tipe Komunikasi ke bawah :

·          Instruksi tugas / pekerjaan : yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat alat Bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan pesan tugas dan sebagainya. Faktor yang prisnsipal adalah mempengaruhi isi dari instruksi tugas tugas yang kelihatannya kompleks dan mengehndaki keterampilan dan pengalaman untuk melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas tugas yan kompleks, di mana karyawan diharapkan mempergunakan pertimbangannya keterampilan dan pengalamannya.

·          Rasional : adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahanya. Bila pmpinan menganggap bawahannya pemalas, atau hanya mau bekerja apabila dipaksa maka pmpinan memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak.

·         Ideologi : pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional penekanannya ada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

·         Informasi : dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik prakrik organisasi, peraturan peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan dat lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah contoh dari pesan informasi.

·         Balikan : adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan ygn telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut.

Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur hierarki dalam organisasi. Pesan ke bawah cenderung bertambah karena pesan itu bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut turut. Misalnya pesan dari pimpinan yang paling atas hanya berupa suatu pernyataan tentang hasil yang dinginkan.

a.       Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Ke Bawah

·         Keterbukaan : kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan.

·         Kepercayaan pada pesan tulisan : Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat alat elektronik daripada pesan pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hal ini menjadikan pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan secara tertulis berupa bulletin, manual yang mahal mahal, buklet, dan film sebagai pengganti kontak personal secara tatap muka antara atasan dan bawahan. Hasil penelitian Dahle (1981) menunjukan bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan dan tulisan. Jadi bukan hanya dalam bentuk tertulis saja. Komunikasi tatap muka lebih disenangi oleh karyawan daripada media cetak.

·         Pesan yang berlebihan : Karena banyak pesan pesan dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani oleh memo memo, bulletin, surat surat pengumuman, majalah, dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak terbaca.

·         Timing : Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat yang paling menguntungkan kepada kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan. Tetapi bila pesan yang dikirimkan tersebut tidak pada saat dibutuhkan oleh karyawan maka mungkin akan mempengaruhi kepada efektivitasnya.

·         Penyaringan : Pesan pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam macam faktor di antaranya perbedaan persepsi diantara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor. 

Hasil studi Tompkin (Goldhaber, 1986) mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan bahwa.
a. kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari organisasinya
b. kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi tentang pembuatan keputusan.
c. Sumber sumber informasi yang terbaik adalah orang orang yang terdekat dengan karyawan dan yang terburuk adalah orang yang paling jauh dengan mereka. Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.
d. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya daripada sumber yang penting lainnya.